آیین نگارش مکاتبات اداری

کد استاندارد 982171126140

آیین نگارش مکاتبات اداری

پیش از هر چیز مکاتبات اداری ، وسیله ای ارتباطی در ارتباطات انسانی و ابزار انتقال مفاهیم محسوب می شود، بنابراین نوشتن نامه نیز مانند سایر ابزارهای زبانی ، وسیله ای برای بیان منظور و مقصود هر فرد و ارتباط با سایر افراد می باشد.

نقش مکاتبات اداری در جریان گذاشتن امورات به سرنوشت سازمان از نظر موفقیت یا شکست آن بستگی دارد. یعنی با انجام  کوچک ترین اشتباه در نگارش یک نامه امکان از دست رفتن فرصت و منافع سازمان و یا به عبارت دیگر یک مطلب و زیبایی نوشتار یا رعایت نکاتی در نوشتار اداری به ارتقای مالی، اداری و معنوی سازمان و کارمند منجر می شود.زبان نگارش های اداری، زبانی ویژه می باشد و با نوشته های دیگر تفاوت دارد. بر همین اساس، پرداختن به دنیای نگارش و ویرایش این زبان رسمی باید نتیجه گرا و همراهِ رویکرد ساده سازی و معیارسازی همراه داشته باشد.در این نوشته به قالب های پرکاربرد نگارش اداری، مانند آیین نامه، احکام اداری، بخش نامه، تفاهم نامه، صورت جلسه، قرارداد، نامه اداری و... با نگاه ساختارشناسی و نگارش و پردازش متنپرداخته می شود.همچنین، «نامه اداری» که پرکاربردترینِ قالب هاست، به عنوان «الگوی آموزشی» انتخاب شده است تا ساختار، ارکان، نکته ها و مهارت های تهیه و نگارش آن به صورت هوشمند و بخش به بخش همراه باِ مثال های متعدد بیان شود. هرچه دربارۀ اصول و قواعد نگارش و ویرایش نامۀ اداری گفته شود، برای دیگر قالب های نگارشی نیز کاربرد دارد.تولید فراوان و انتشار شتابانِ نوشتار، این ضرورت را به وجود می آورد که دانش افزایی و مهارت آموزی آیین نگارش اداری، بیشتر گسترش می یابد. کاربردی ترین راه آن هم انتخاب الگوهای معیار زبانی ویژه نوشته های اداری با استناد به منابع ارزشمند موجود برای دانش پشتیبان و آمیختگی آن ها با الگوها و رویکردهای نوین می باشد.با توجه به جایگاه شغلی خیلی از درخواست ها و مکاتبات ما لازم است به صورت کتبی انجام شود بنابراین اگر ارتباط با شرکت یا سازمان دولتی باشد بهتر است در قالب “نامه اداری” نگارش شود.این نامه ها نقش موثری در در رسیدن ما به نتیجه لازم ایفا می کند. در این دوره در سامانه ابرآروند سعی کردیم تمام نکات لازم برای رسیدن به یک خروجی اصولی را گرد آوری کنیم. ایجاد ارتباطات رسمی از طریق نوشته های اداری از مهم ترین ابزار های رسیدن به هدف یک سازمان می باشد که در نهایت موجب موفقیت و پیشرفت آن می شود.

نتیجه

یکی از ارکان ساختار ادارات، نوشتار اداری است . از سویی دیگر بیانگر میزان دانش، تخصص و کاردانی کارکنان و مدیران سازمان می باشد. به منظور ارتقای سطح مکاتبات اداری و شیوه نامه استاندارد تنظیم مکاتبات اداری تدوین گردیده است. لذا امید است به کارگیری این شیوه نامه بتواند به استانداردسازی مکاتبات اداری و نوشتار رسمی سازمان های دولتی گامی مهم بردارد.