مدیریت ابزار و اطلاعات سازمانی ویژه کلیه فرهنگیان و دانشجو معلمان

مدیریت ابزار و اطلاعات سازمانی

کد استاندارد 912000981

سامانه مدیریت اطلاعات سازمانی (MIS) یک سیستم کامپیوتری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات مورد نیاز خود را جمع‌آوری، ذخیره، تحلیل و به اشتراک بگذارند. این سامانه می‌تواند شامل نرم‌افزار، سخت‌افزار، اطلاعات و فرآیند‌های تعریف شده باشد که به سازمان در تصمیم‌گیری‌ها و مدیریت کمک می‌کند.

اهداف سامانه MIS

هدف اصلی سامانه MIS، فراهم کردن اطلاعات دقیق و به موقع برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و تاکتیکی است. برخی از اهداف اصلی سامانه MIS عبارتند از:

۱. جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات مربوط به فعالیت‌های سازمان

۲. ذخیره‌سازی و مدیریت داده‌ها برای دسترسی آسان

۳. تحلیل داده‌ها و تولید گزارشات مربوطه

۵. بهبود بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها

مزایای سامانه MIS

۱. جمع‌آوری و ذخیره‌سازی داده‌ها: یکی از مهم‌ترین مزایای سامانه MIS، قابلیت جمع‌آوری و ذخیره‌سازی داده‌ها است. این سامانه قادر است اطلاعات مربوط به فروش، مالی، موجودی و سایر جنبه‌های عملکرد سازمان را جمع‌آوری کند و در یک پایگاه داده مرکزی ذخیره کند. این اطلاعات ذخیره شده برای تجزیه و تحلیل و گزارش‌دهی به مدیران در دسترس قرار می‌گیرند.

۲. تجزیه و تحلیل داده‌ها: سامانه MIS قابلیت تجزیه و تحلیل داده‌ها را فراهم می‌کند. با استفاده از ابزار‌های تحلیلی مانند گزارش‌ها، نمودار‌ها و داشبورد‌ها، مدیران قادرند به راحتی داده‌ها را تحلیل کنند و الگو‌ها و روند‌های مختلف را شناسایی کنند. این تجزیه و تحلیل داده‌ها به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری بگیرند و عملکرد سازمان را بهبود بخشند.

۳. افزایش کارایی و بهبود عملکرد سازمان: استفاده از سامانه MIS می‌تواند بهبود قابل توجهی در کارایی و عملکرد سازمان به همراه داشته باشد. با دسترسی آسان به اطلاعات و ابزار‌های تجزیه و تحلیل، مدیران می‌توانند مشکلات را سریعاً شناسایی کرده و بهبود‌های لازم را اعمال کنند. همچنین، با‌مانیتورینگ و رصد مداوم عملکرد سازمان، مدیران می‌توانند به فعالیت‌های خود را بر اساس اطلاعات بهتر و دقیق‌تر هدایت کنند.

معایب سامانه MIS

۱. هزینه‌های پیاده‌سازی و نگهداری: پیاده‌سازی و نگهداری یک سامانه MIS هزینه‌بر است. برای راه‌اندازی این سیستم، نیاز به سرمایه‌گذاری اولیه برای تهیه سخت‌افزار، نرم‌افزار و آموزش کارکنان است. همچنین، برای نگهداری و به‌روزرسانی سیستم، نیاز به منابع مالی و انسانی است. هزینه‌های پیاده‌سازی و نگهداری ممکن است برای برخی سازمان‌ها قابلیت تحمل نباشد.

۲. پیچیدگی فنی: سامانه MIS به دانش فنی و مهارت‌های خاص نیاز دارد. برای استفاده از این سیستم، کارکنان نیاز به آموزش مناسب دارند تا بتوانند به درستی از ابزار‌ها و قابلیت‌های سامانه استفاده کنند. همچنین، برای پشتیبانی و نگهداری سیستم، نیاز به تخصص فنی وجود دارد. این پیچیدگی فنی ممکن است برای برخی سازمان‌ها چالش‌هایی را به همراه داشته باشد.

۳. نیاز به تغییر فرهنگ سازمانی: استفاده از سامانه MIS نیازمند تغییر فرهنگ سازمانی است. برای موفقیت در استفاده از این سامانه، کارکنان باید آمادگی لازم را برای همکاری و استفاده از سامانه داشته باشند.